Appearance
Запись клиентов в Google Таблицу
Бот ведёт живую базу записей прямо в вашей Google Таблице: проверяет занятость перед записью, добавляет строку при подтверждении, меняет статус при отмене или переносе. Отдельная CRM не нужна — таблица и есть база.
Подходит для записи на услуги: салоны, автосервисы, студии, мастера. Для больших потоков (сотни записей в день, филиалы, штат администраторов) лучше подключить YClients — см. Интеграции.
Как включить
- Интеграции → карточка Google Таблицы → подключите свою таблицу (если ещё не подключена).
- На карточке нажмите «Лист записей — запись клиентов».
- Выберите лист или нажмите «Создать лист „Записи“» — платформа добавит вкладку с готовыми колонками: Дата, Время, Клиент, Телефон, Услуга, Длительность (мин), Статус, ID.
- Проверьте, что колонки распознались правильно (роли «Дата», «Время», «Статус»…). Роли определяются автоматически по заголовкам, но их можно поправить вручную.
- Нажмите Сохранить.
То же самое доступно из карточки агента: раздел «Что знает бот» → «Запись клиентов (лист записей)».
Что делает каждая роль
- Дата + Время — включают проверку занятости. Без них бот просто складывает заявки строками.
- Статус — включает отмену и перенос записи ботом.
- Номер записи (ID) — защита от дублей; платформа заполняет колонку сама.
- Услуга и Длительность, мин — интервальная занятость и места по услугам (см. ниже).
- Мастер / ресурс — запись к конкретному специалисту или на конкретный пост.
Как выглядит работа
- Клиент: «Запишите меня на завтра на 15:00» → бот проверяет лист → «15:00 свободно, записываю» → после подтверждения в листе появляется строка со статусом Активна.
- Время занято → бот честно говорит «занято» и предлагает ближайшие свободные варианты (если настроены рабочие часы).
- «Отмените мою запись» → бот находит запись по телефону и меняет статус на Отменена. Строки никогда не удаляются — история сохраняется, а слот освобождается.
- «Перенесите на 17:00» → бот проверяет новое время и обновляет ячейки записи.
- О каждой записи, отмене и переносе владелец получает уведомление.
Дополнительные параметры
Всё ниже — по желанию. Базовая запись работает и без них; включайте по мере надобности в настройках листа записей.
Длительность услуги (интервалы)
По умолчанию запись занимает только точное время: запись на 10:00 не мешает записи на 12:00. Если услуга длится долго (антикор — 4 часа, стрижка — 1 час), включите интервалы:
- Длительность по умолчанию, минут — в настройках листа записей. Например 240: запись на 10:00 закроет всё окно 10:00–14:00, а 14:00 останется свободным.
- Точнее — колонка «Длительность, мин» в вашем прайсе (лист «Товары и цены»): бот возьмёт длительность конкретной услуги оттуда и запишет её в строку записи.
Места на слот (capacity)
- Мест на один слот — сколько записей может идти одновременно. Столики в ресторане, посты в автосервисе.
- Места по услугам/ресурсам — если мощности разные: «антикор — 4 поста, шиномонтаж — 1 пост». Записи разных услуг не отнимают места друг у друга.
Рабочие часы
Включите «Рабочие часы» в настройках листа записей — бот не запишет клиента в 23:00 и на выходной, а на «занято» предложит ближайшие свободные варианты из реального графика.
Буфер между записями
Если после каждого клиента нужна пауза (уборка поста, дезинфекция, проветривание) — укажите «Буфер между записями» в минутах. Запись 10:00–11:00 с буфером 15 минут освободит время только с 11:15.
Лимит записей на клиента
«Лимит записей на клиента» — сколько активных записей может быть у одного номера телефона. При превышении бот честно скажет «у вас уже есть запись» и предложит перенести или отменить её. Прошедшие записи не считаются. 0 — без лимита.
Лист ожидания
Включите «Лист ожидания» — на занятое время бот предложит подождать: в таблице появится строка со статусом Ожидание (она не занимает слот). Если запись на это время отменят:
- ждущему клиенту бот сам напишет «время освободилось — хотите записаться?»;
- вы получите уведомление со списком ждущих.
Напоминание о записи
Напоминание настраивается в карточке агента → вкладка Напоминания → тип «Перед записью». Бот сверяется с листом записей: если запись отменена (ботом или вами вручную в таблице) — напоминание не отправится.
График мастеров
Если запись идёт к конкретным специалистам, включите «График мастеров» и создайте лист «График» (кнопкой). Формат: строка = мастер + день + часы + услуги:
| Мастер | День | С | До | Услуги |
|---|---|---|---|---|
| Марина | пн | 10:00 | 19:00 | стрижка, укладка |
| Мария | пн | 12:00 | 20:00 | маникюр |
Бот проверит, что мастер существует, работает в это время и делает нужную услугу — и подскажет клиенту: «Андрея у нас нет, есть Марина и Мария».
Права и ограничения
- Что бот может делать с таблицей для конкретного агента, настраивается тумблерами: карточка агента → Интеграции и действия → «Возможности агента». Если инструмент недоступен, там же написана причина («в листе записей не заполнены колонки даты/времени»).
- Лист записей не индексируется в базу знаний — данные клиентов не попадают в ответы бота.
Не трогайте колонки Статус и ID вручную
По ним бот находит, отменяет и переносит записи. Если поменять их руками у активной записи — бот перестанет её видеть. Дату, время или услугу править можно.
- Google ограничивает частоту запросов к таблицам: при очень плотном потоке записей возможны короткие паузы. Для больших объёмов — YClients.
Дальше: Интеграции · Напоминания · Диалоги